Hầu hết người dùng tại các doanh nghiệp tổ chức đã triển khai đều đón nhận Lync với một thái độ rất tích cực. Có thể khẳng định rằng Lync và các giải pháp tương tự như Lync sẽ là xu thế tất yếu trong chiến lược phát triển CNTT của tổ chức.
Microsoft Lync là gì?
Microsoft Lync là tên mới của giải pháp truyền thông hợp nhất vẫn được biết đến với tên gọi Office Communication Server của Microsoft. Lync hàm ý kết nối (Link) và đồng bộ (Sync)". Trong phiên bản mới 2010, các sản phẩm này lần lượt được đổi tên tương ứng là Microsoft Lync Server, Lync Online và Lync Client 2010.
Được coi là giải pháp thay thế các phương tiện giao tiếp truyền thống trong doanh nghiệp, Microsoft Lync giúp liên kết người dùng mọi nơi và mọi lúc thông qua việc kết nối các thiết bị truyền thông thông dụng của người dùng như máy tính, điện thoại bàn, điện thoại di động và trình duyệt web trong một nền tảng giao tiếp duy nhất.
Lync tích hợp tin nhắn tức thời (instant messaging, kết nối tới cả Yahoo Messenger, AOL, MSN, Gtalk...), hội họp hỗ trợ âm thanh/hình ảnh (audio/video conferencing, kết nối tới smartphone, PC,... và hội họp qua web. Đương nhiên, Lync cũng có chức năng ghi lại các cuộc hội họp đó (ghi lại âm thanh, hình ảnh, lưu lại dữ liệu chia sẻ,...). Lync có một giao diện thân thuộc, tích hợp với những ứng dụng như Microsoft Office, Sharepoint và Exchange… Microsoft Lync cho phép tích hợp hệ thống tổng đài doanh nghiệp như PBX nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian.
Tại sao cần phải có Lync?
Tiết kiệm chi phí và tận dụng được hạ tầng hiện có
Với các tổ chức được phân bố trên nhiều vùng miền khác nhau, trao đổi thông tin qua Lync giúp giảm được chi phí về khoảng cách như giá cước cho các cuộc gọi đường dài. Việc tích hợp audio, video, và Web conferencing cũng giúp giảm thiểu chi phí trong việc đi lại, tổ chức hội họp, và rẻ hơn rất nhiều khi so với các giải pháp "Hội nghị truyền hình" của hãng thứ ba.
Khi triển khai Lync Server 2010, tổ chức sẽ tận dụng được tối đa các hệ thống truyền thông hiện tại đang sử dụng bởi vì giải pháp này có thể tích hợp một cách trơn tru với hạ tầng CNTT và hệ thống điện thoại sẵn có, bao gồm cả hệ thống tổng đài PBX thuần analog. Thêm vào đó, giải pháp này còn đem đến những công cụ mới dựa trên giải pháp thoại/video trên nền tảng IP như click-to-call (gọi điện bằng 1 cái click chuột), hội thảo audio/video trực tuyến, có thể được thực hiện ngay trên các ứng dụng Microsoft Office quen thuộc sử dụng hàng ngày.
Hiệu quả hơn trong liên lạc
Những thông tin đa dạng về tính hiện hữu giúp các nhân viên có thể tìm kiếm và chọn phương thức liên lạc phù hợp tại các thời điểm nhất định. Thay cho quy trình truyền thống là gửi và nhận email qua lại chờ approve, nhân viên có thể sử dụng chế độ làm việc cộng tác qua các phiên họp được khởi tạo ngay trên máy tính với các tùy chọn chia sẻ ứng dụng, audo/video… hoặc liên lạc với đồng nghiệp ngay trong sản phẩm Office. Ứng dụng Microsoft Lync 2010 cho phép truy nhập đến Enterprise Voice, Enterprise Messaging và Conferencing từ một giao diện duy nhất.
Giữ liên lạc mọi lúc mọi nơi
Những nhân viên hay phải di chuyển có thể sử dụng các ứng dụng trong truyền thông hợp nhất từ bất kì nơi nào có kết nối Internet mà không cần phải thiết lập kết nối VPN vào tổ chức. Với các phiên bản Lync Mobile client đã được cập nhật, việc tham gia, quản lý các phiên họp, tìm kiếm Global Address List, xem các thông tin hiện hữu là rất dễ dàng. Tính năng Rich Presence trong Lync Server 2010 được update với các thông tin về vị trí của mobile. Với cùng một giao diện sử dụng khá giống nhau, nhân viên có thể giữ liên lạc với nhau dễ dàng qua máy tính, điện thoại, hay trình duyệt một cách dễ dàng.
Tăng cường khả năng làm việc
Bằng việc tích hợp hệ thống UC và tính năng rich presence vào quy trình doanh nghiệp, sự chậm trễ và trì hoãn trong việc đưa ra các quyết định cũng được giảm thiểu. Đối với các đội dự án làm việc xa nhau, Group Chat cho phép lưu trữ lại các cuộc nói chuyện theo chủ đề, những tài liệu liên quan trong phiên họp cũng được lưu lại cho mục đích xem lại về sau.
Đáp ứng yêu cầu từ phía khách hàng, đối tác nhanh nhất, hiệu quả nhất
Các tính năng ủy quyền trong Lync 2010, định tuyến quản lý cuộc gọi trong Microsoft Lync 2010 Attendant cho nhân viên lễ tân và thông tin hiện hữu đa dạng giúp đảm bảo rằng các yêu cầu công việc được chuyển đến đúng người và đúng thời điểm.
Hệ thống truyền thông được bảo mật
Các chính sách an ninh, mã hóa, lưu trữ được xây dựng sẵn đáp ứng những yêu cầu của nhà quản trị. Bằng việc sử dụng hệ thống mạng cũng như máy chủ được bảo mật, nhà quản trị hệ thống đảm bảo các thông tin riêng tư, nhạy cảm của tổ chức không bị lộ ra ngoài khi thông tin được truyền đi trên Internet.
Nhiều dịch vụ tiện ích đến với người sử dụng
Một tài khoản duy nhất cho các cách thức liên lạc. Chỉ với một tên truy cập và một mật khẩu, người dùng có thể truy cập vào tất cả các phương tiện thông tin liên lạc như Smartphone, PC, email, voice mail… Người dùng có thể kiểm tra thư thoại ngay trong Microsoft Office Outlook, kích hoạt một cuộc voice/video chat từ rất nhiều nơi trong môi trường Microsoft Office.
Các tính năng mà người dùng có được khi triển khai hệ thống Lync Server 2010
| Tính năng | Mô tả |
| Tính năng cơ bản (mặc định users được phép sử dụng) | |
| IM Chat | Trao đổi tin nhắn nhanh (Instant Message) |
| IM Conferencing | Hội thoại IM giữa nhiều người |
| Voice chat | Trao đổi thông tin qua giọng nói |
| Voice Conferencing | Hội thoại voice giữa nhiều người |
| Video chat | Trao đổi thông tin qua hình ảnh |
| Video Conferencing | Hội thảo video trực tuyến giữa nhiều người |
| Presence | Nhận diện trạng thái hiện hữu của người dùng (Online/Offline/Busy…) |
| File transfer | Gửi file trực tiếp giữa người dùng |
| Desktop sharing | Chia sẻ màn hình desktop cho người dùng khác |
| Web Access | Truy cập Lync Server thông qua trình duyệt web |
| Tính năng nâng cao (cần cấu hình cho users được phép sử dụng) | |
| Archiving | Lưu trữ thông tin về IM trao đổi và chi tiết cuộc thoại |
| Live Meeting (Web Conferencing) | Họp trực tuyến, trình diễn slide show trực tuyến |
| Enterprise Voice | Các tính năng nâng cao về voice như tích hợp với các sản phẩm MS Office, Sharepoint… |
| Voice mail | Hộp thư thoại |
| External access | Truy cập từ ngoài Internet |
| Public IM | Kết nối với Yahoo/MSN (optional) |
| Telephony Integration | Tích hợp Lync Server với hệ thống IP Phone khác hoặc PBX, thực hiện các cuộc gọi tới hệ thống điện thoại |
Xây dựng nền tảng sẵn sàng cho tương lai
Vì giải pháp trao đổi thông tin nội bộ sử dụng nền tảng là phần mềm thay thế các thiết bị phần cứng cồng kềnh, nên hệ thống của tổ chức sẽ rất linh hoạt, có thể dễ dàng nâng cấp và mở rộng khi có các phiên bản và công nghệ mới ra đời.
Tại sao phải tốn tiền xây dựng hệ thống Lync trong khi có thể dùng Yahoo Messenger miễn phí?
Đây là câu hỏi chúng tôi thường xuyên gặp phải khi giới thiệu và tư vấn giải pháp Lync với khách hàng. Yahoo Messenger cũng như Google Talk, Skype,… tuy còn hạn chế so với Lync nhưng cũng cung cấp được một số tính năng cơ bản như là chat (text, audio, voice), chia sẻ dữ liệu. Điều quan trọng là đây đều là các phần mềm miễn phí. Vậy lí do nào để Microsoft thuyết phục người dùng sử dụng Lync. Dưới đây là một số lí do:
- Lync cung cấp cho tổ chức một hệ thống riêng, đảm bảo tính bảo mật và khả năng tự quản trị. Những phần mềm kiểu như Yahoo Messenger, Google Talk hay Skype chỉ thích hợp cho người dùng cá nhân. Bạn hãy tưởng tượng xem, sẽ thế nào nếu thay vì tên Duong_Dung_Trieu hay TrieuDD, người dùng lại sử dụng các nick chat kiểu như Đời_cô_đơn_2003 hay Lãng_tử_đa_tình! Với người dùng tổ chức, vấn đề mấu chốt là hệ thống phải được quản lí bởi chính tổ chức. Vì vậy Lync là cần thiết.
- Thông tin trao đổi cần có thể được lưu trữ và tra cứu trên Lync Archiving server khi cần.
- Lync có khả năng tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft như Active Directory, Office, Sharepoint giúp thuận tiện hơn khi sử dụng.
- Ngoài ra, Lync cũng có khả năng kết nối với người dùng Yahoo Messensger, Google Talk,.. Với sự kiện Microsoft đã mua lại Skype, việc kết nối và tích hợp Lync với Skype cũng chỉ là vấn đề thời gian.
Chi phí lớn nhất khi xây dựng hệ thống Lync là chi phí để mua bản quyền phần mềm, chiếm phần lớn là Lync CAL (Client Access License – Bản quyền phần mềm cho mỗi người dùng/ thiết bị truy cập). Tuy nhiên, so với đầu tư hệ thống của Cisco hay Avaya thì chi phí cho Lync vẫn ở mức khá khiêm tốn.
Năng lực và kinh nghiệm triển khai của FPT IS
Với một đội ngũ chuyên trách về công nghệ Microsoft, Công ty Hệ thống Thông tin FPT đã tư vấn và triển khai giải pháp truyền thông hợp nhất từ những phiên bản đầu tiên của sản phẩm với tên gọi Live Communication Server (LCS) 2003, LCS 2005 rồi Office Communication Server (OCS) 2007, OCS 2007 R2 và bây giờ là Lync 2010. FPT IS đã triển khai thành công giải pháp cho nhiều khách hàng lớn như: Tổng cục Thuế (LCS 2003), Tổng cục Hải quan (LCS 2005), Bộ Tài chính (OCS 2007 R2), Trường Quốc tế Liên hiệp quốc Hà Nội (Lync 2010). Các chuyên gia của FPT IS cũng đang thực hiện dự án nâng cấp hệ thống LCS 2003 của Tổng cục Thuế tới Lync 2010.
Sau triển khai, người dùng đón nhận kênh thông tin mới này với một thái độ rất tích cực. Tại Tổng cục Thuế, hệ thống LCS trở thành ứng dụng hỗ trợ quan trọng hàng đầu với người dùng, chỉ sau kết nối Internet và email. Tại Bộ Tài chính, mặc dù chỉ mới được triển khai cuối năm ngoái nhưng hệ thống đã trở nên rất quen thuộc với người dùng. Thậm chí tính năng Presence (tính năng hiện hữu) còn được các manager sử dụng như một công cụ để giám sát sự có mặt của nhân viên ở công sở.
Kết luận
Trong những tập đoàn, tổ chức lớn ở các nước phát triển, OCS, Lync hay phần mềm có chức năng tương tự như Sametime của IBM đều là những công cụ không thể thiếu đối với người dùng trong công việc hàng ngày. Hệ thống Lync không chỉ giúp tiết kiệm chi phí điện thoại, hội họp mà còn giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, hiệu quả hơn. Người dùng dù đang ở nhà, đang đi công tác hay đang ở trên ô tô, máy bay cũng vẫn có được cảm giác thoải mái trong công việc như đang ngồi làm tại văn phòng.
Tại Việt Nam, OCS hay Lync còn là một khái niệm khá mới mẻ. Tuy nhiên tín hiệu vui là số lượng các doanh nghiệp, tổ chức quan tâm đến OCS hay Lync ngày càng nhiều hơn. Đáng mừng hơn là hầu hết người dùng tại các doanh nghiệp tổ chức đã triển khai đều đón nhận Lync với một thái độ rất tích cực. Có thể khẳng định rằng Lync và các giải pháp tương tự như Lync sẽ là xu thế tất yếu trong chiến lược phát triển CNTT của tổ chức.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét